Personvernerklæring

1. Om KlarTek og behandlingsansvar

KlarTek DA (Org.nr. 936 597 378) er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i forbindelse med vår egen virksomhet, herunder drift av nettside, salg, markedsføring, kundedialog, booking, administrasjon av kundeforhold og oppfølging av henvendelser.

Når KlarTek leverer løsninger til kunder, som for eksempel AI-resepsjonist, AI-chatbot, AI-kalender, CRM-oppsett, Google Review AI, nettsideløsninger eller markedsføringsoppsett, kan vi behandle personopplysninger på vegne av kunden. I slike tilfeller opptrer KlarTek som databehandler, og behandlingen skjer kun etter kundens dokumenterte instruksjoner og i henhold til inngått databehandleravtale.

For sluttbrukere som kommuniserer med en løsning vi har satt opp for en kunde, er det normalt kunden som er behandlingsansvarlig. Behandlingen reguleres da også av kundens egen personvernerklæring.

2. Roller og ansvar

KlarTek som behandlingsansvarlig: Når vi behandler personopplysninger for vår egen drift, for eksempel ved kontakthenvendelser, møtbooking, tilbud, fakturering, markedsføring og administrasjon.

KlarTek som databehandler: Når vi behandler personopplysninger på vegne av kunder gjennom systemer og tjenester vi setter opp eller drifter for dem.

Dersom KlarTek bruker underleverandører i slike leveranser, sørger vi for at behandlingen reguleres gjennom nødvendige avtaler og at underleverandører kun brukes innenfor rammene av gjeldende regelverk.

3. Hvilke personopplysninger samler vi inn?

Hvilke opplysninger vi behandler, avhenger av hvordan du er i kontakt med oss og hvilke tjenester som brukes.

• Navn, telefonnummer og e-postadresse
• Bedriftsnavn, organisasjonsnummer og annen bedriftsinformasjon ved næringsrelatert kontakt
• Adresse, postnummer og sted dersom dette oppgis i henvendelser eller booking
• Innhold i meldinger sendt via kontaktskjema, booking, chatbot, e-post eller andre kommunikasjonskanaler
• Opplysninger oppgitt i telefonsamtaler, chatdialoger eller andre kundedialoger
• Bookinginformasjon, tidspunkt, tilgjengelighet og preferanser
• Lead-data, kilder, notater, pipeline-status og oppfølgingshistorikk i CRM
• Informasjon knyttet til anmeldelser og review-oppfølging der dette inngår i tjenesten
• Tekniske data som IP-adresse, nettlesertype, enhet, tidspunkt, klikk og bruksmønster på nettsiden
• Data knyttet til annonsering, kampanjemåling og konverteringssporing der dette er aktivert

Vi ber deg om å ikke sende sensitive personopplysninger til oss med mindre dette er uttrykkelig avtalt og nødvendig.

4. Formål med behandlingen

• Besvare henvendelser og yte kundesupport
• Gjennomføre booking, møteavtaler og annen kundedialog
• Levere, sette opp, drifte og forbedre våre tjenester
• Administrere kundeforhold, tilbud, avtaler og fakturering
• Samle, strukturere og følge opp leads i CRM-systemer
• Automatisere kommunikasjon, påminnelser og oppfølgingsløp
• Gjennomføre og optimalisere markedsføring og kampanjer
• Tilrettelegge for innhenting og oppfølging av kundeanmeldelser
• Forbedre nettsidens funksjonalitet, brukeropplevelse og konvertering
• Forebygge misbruk, sikre systemene våre og oppfylle rettslige forpliktelser

5. Rettslig grunnlag

Vi behandler personopplysninger på ett eller flere av følgende grunnlag:

• Samtykke – der du aktivt har samtykket, for eksempel til visse typer cookies, sporing eller bestemte former for markedsføring
• Oppfyllelse av avtale – når behandlingen er nødvendig for å levere en tjeneste, svare på en forespørsel eller følge opp et kundeforhold
• Rettslig forpliktelse – når vi er pålagt å oppbevare eller utlevere opplysninger etter lov
• Berettiget interesse – når vi har en legitim interesse i å administrere, sikre og forbedre virksomheten vår, så lenge dine rettigheter og friheter ikke veier tyngre

Ved behandling basert på berettiget interesse foretar vi nødvendige vurderinger for å sikre at behandlingen er forholdsmessig.

6. AI-chatbot og skriftlig AI-dialog

KlarTek tilbyr AI-baserte chat- og meldingsløsninger som kan brukes til kundedialog, kvalifisering av henvendelser, innsamling av kontaktinformasjon og videreføring til booking, skjema eller oppfølging.

• Opplysninger som brukeren selv oppgir, som navn, kontaktinformasjon, adresse og meldingsinnhold
• Tidspunkt, kontekst og tekniske metadata knyttet til samtalen
• Informasjon som brukes for å sende henvendelsen videre til riktig person, tjeneste eller system

Opplysningene brukes kun for å levere funksjonaliteten, dokumentere henvendelser, forbedre dialogflyt og sikre riktig videre oppfølging. Samtaler brukes ikke til å trene åpne eller offentlige AI-modeller med mindre dette er uttrykkelig opplyst.

Svar fra chatbot skal ikke anses som juridisk, medisinsk eller økonomisk rådgivning.

7. AI-resepsjonist og stemmebaserte løsninger

Våre stemmebaserte løsninger kan brukes til å besvare telefoner, avklare behov, samle inn opplysninger, kvalifisere henvendelser og booke avtaler.

• Telefonnummer
• Stemme og taleinnhold
• Opplysninger som frivillig deles i samtalen
• Tidspunkt, varighet og eventuell kategorisering av samtalen
• Booking- eller oppfølgingsdata dersom dette inngår i samtalen

Samtaler behandles kun for å levere tjenesten, dokumentere henvendelser og forbedre oppsettet. Samtaleopptak lagres bare dersom dette er nødvendig, avtalt eller lovpålagt.

Der det er relevant, skal innringere informeres om at de kommuniserer med en AI-basert løsning.

8. Automatisert behandling

Våre løsninger kan bruke automatisering for å sortere henvendelser, kvalifisere leads, sende varsler, opprette oppgaver, trigge oppfølgingsløp og foreslå videre steg i en kundereise.

Vi benytter ikke helautomatiserte avgjørelser som har rettslige eller tilsvarende vesentlige konsekvenser for den registrerte, med mindre dette er særskilt opplyst om og lovlig grunnlag foreligger.

9. Lagring og sletting

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, eller så lenge vi er rettslig forpliktet til det.

• Vanlige henvendelser og uforpliktende forespørsler: normalt inntil 12 måneder etter siste kontakt
• Tilbuds- og salgsdialoger: normalt inntil 24 måneder etter siste relevante aktivitet
• Kundeforhold og leveransehistorikk: så lenge avtaleforholdet består og deretter så lenge det er nødvendig for dokumentasjon, support og lovpålagt oppbevaring
• Faktura- og regnskapsopplysninger: oppbevares så lenge bokføringsregelverket krever
• CRM-data og leadhistorikk: slettes eller anonymiseres når de ikke lenger er nødvendige for oppfølging, analyse eller dokumentasjon
• Samtale- og chatlogger: lagres bare så lenge det er nødvendig for drift, oppfølging og kvalitetssikring

Dersom vi behandler opplysninger på vegne av kunder, styres lagring og sletting i tillegg av kundens instruksjoner og den aktuelle databehandleravtalen.

10. Deling av opplysninger og databehandlere

Vi kan dele personopplysninger med leverandører og samarbeidspartnere som er nødvendige for å levere, drifte og forbedre våre tjenester. Dette kan blant annet omfatte leverandører innen:

• CRM, kundedialog, booking og automatisering
• AI- og språkmodelltjenester
• Telefoni, meldingsutsendelse og e-post
• Hosting, teknisk drift og sikkerhet
• Analyse, statistikk og feilsøking
• Annonsering, kampanjemåling og markedsføringsoppfølging
• Administrasjon, regnskap og intern drift

Disse leverandørene får kun tilgang til opplysninger i den grad det er nødvendig for det aktuelle formålet, og behandlingen reguleres gjennom databehandleravtale eller annet gyldig rettslig grunnlag der dette kreves.

Vi selger ikke personopplysninger til tredjeparter.

11. Overføring til land utenfor EU/EØS

Enkelte av våre leverandører eller underleverandører kan være etablert utenfor EU/EØS, eller benytte infrastruktur utenfor EU/EØS. I slike tilfeller sørger vi for at overføringen skjer på grunnlag av gyldige overføringsmekanismer etter gjeldende personvernregelverk, for eksempel standard kontraktsklausuler (SCC), adekvansbeslutning eller tilsvarende lovlig grunnlag.

12. Cookies og sporingsmekanismer

Vi bruker cookies og lignende teknologier for å sikre funksjonalitet, forstå bruk av nettsiden og måle effekt av markedsføring og henvendelser.

• Nødvendige cookies: brukes for grunnleggende funksjonalitet, sikkerhet og drift. Disse kan settes uten samtykke der de er strengt nødvendige.
• Funksjonelle cookies: brukes for å huske valg og forbedre brukeropplevelsen.
• Analyse- og statistikkcookies: brukes for å forstå hvordan nettsiden brukes og forbedre innhold, navigasjon og konvertering.
• Markedsførings- og sporingscookies: brukes for annonsering, remarketing, kampanjemåling og bedre oppfølging av leads.

Cookies og lignende sporingsteknologier som ikke er strengt nødvendige, aktiveres kun etter gyldig forhåndssamtykke der dette kreves. Du kan når som helst endre eller trekke tilbake samtykket ditt via cookie-løsningen på nettsiden, eller ved å justere innstillingene i nettleseren.

13. Dine rettigheter

Du kan, innenfor rammene av gjeldende regelverk, ha rett til å:

• Be om innsyn i hvilke personopplysninger vi har om deg
• Be om retting av uriktige eller ufullstendige opplysninger
• Be om sletting av opplysninger når vilkårene for dette er oppfylt
• Be om begrensning av behandlingen
• Motta opplysninger i et strukturert format der retten til dataportabilitet gjelder
• Trekke tilbake samtykke der behandling bygger på samtykke
• Protestere mot behandling basert på berettiget interesse
• Klage til Datatilsynet dersom du mener behandlingen er i strid med regelverket

Forespørsler behandles normalt innen rimelig tid og senest innen lovpålagt frist. Vi kan be om tilstrekkelig informasjon for å bekrefte identitet før vi behandler forespørselen.

14. Sikkerhet

Vi arbeider løpende med å beskytte personopplysninger gjennom tekniske og organisatoriske tiltak, herunder tilgangsstyring, autentisering, rollebasert tilgang, sikkerhetsrutiner, logger, leverandørkontroll og andre tiltak som er relevante for risikoen i behandlingen.

Ingen løsning er fullstendig risikofri, men vi jobber aktivt for å redusere risikoen for uautorisert tilgang, tap, endring eller misbruk av opplysninger.

15. Kontaktinformasjon

KlarTek DA
Org.nr: 936 597 378
E-post: kontakt@klartek.no
Telefon: +47 473 72 733 / +47 981 87 141

Hvis du har spørsmål om hvordan vi behandler personopplysninger, eller ønsker å bruke dine rettigheter, kan du kontakte oss på e-post.

16. Endringer i erklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen ved behov, for eksempel ved endringer i tjenester, leverandører, teknologi eller gjeldende regelverk. Oppdatert versjon publiseres på nettsiden med ny dato for siste endring.